Справка: «Аналитика сделок, лидов, звонков, оплаты, менеджеров и активности» для Битрикс24

Как устроено приложение и как настроить его под свой бизнес

Приложение показывает, где в продажах теряются деньги и что сделать сегодня: по сделкам, лидам, звонкам, счетам, товарам и делам менеджеров вашего Битрикс24, за любой период.

Быстрый старт: пять шагов

  1. Проверьте установку. Приложение проверит, что подключено на портале: вкладка в сделке и кнопки над списками, права, идут ли звонки из телефонии, как настроены воронки. У каждого замечания написано, что сделать; вкладку и кнопки возвращает «Починить».
  2. Покажите, где лежат данные. Если сумма, источник, регион или продукт хранятся у вас в своих полях или строками в комментарии («Сумма: …»), укажите это — и цифры станут точными. Приложение подберёт само, вам останется проверить.
  3. Выберите шаблон под свою нишу. 50 готовых экранов: ремонт, клиники, опт, онлайн-школы и другие. Шаблон подставит нужные цифры, ваши поля и сроки стадий. Можно пропустить — стандартный экран уже собран под то, как вы работаете.
  4. Проверьте нормативы стадий. Сколько дней сделка может стоять на каждом этапе и за кем следующее действие. По ним приложение находит застрявшие сделки и подсказывает, кому позвонить.
  5. Задайте план на месяц. Суммы по менеджерам — появятся процент выполнения, прогноз и подсказки «где поднажать».
  6. Добавьте свою плашку. Любая цифра по вашим правилам: например, крупные сделки из рекомендаций или сумма маржи.
  7. Отправьте сводку. Главное за период одним сообщением — себе, руководству или в общий чат Битрикс24: сразу или по расписанию.
  8. Скачайте отчёт руководству. Итоги периода, что требует внимания, оценка и топ сотрудников, звонки и время разговоров, отделы, качество CRM — одним файлом Excel или PDF.

Что где

Шапка

Разделы приложения. Справа: светлая и тёмная тема, «Сводка в чат» (сейчас, по расписанию, «Мой день» каждому, оповещения), «Настройки» (нормативы и план, отделы и доступ, перенос данных, проверка установки), «Обновить» и эта справка.

Период, сотрудник и воронка

Под шапкой: Сегодня, Неделя, Месяц, Квартал, Год или свои даты; стрелки листают назад и вперёд. Каждая цифра сравнивается с прошлым таким же периодом на ту же дату. Правее — чья аналитика (все сотрудники, отдел, «Моя аналитика» или один сотрудник), выбор воронки, «Шаблоны» и «Настроить экран».

Обзор

Главный экран. Собирается под вас: шаблоном ниши, своими плашками, порядком и размером карточек. Кнопка «На телевизор» открывает экран для офиса.

Сделки

«Итоги» — выиграно, план и поток. «Где теряем» — воронка по фактам, причины провала, что стоит дольше норматива. «Прогноз» — ожидаемая выручка по вероятностям стадий. «Повторные» — постоянные клиенты и кому пора напомнить. «Качество CRM» — какие сделки не попали в цифры и почему, ошибки заполнения и как их исправить.

Товары

Выручка по позициям, ABC-анализ ассортимента и клиентов, что растёт и падает, скидки. Появляется, если в сделках есть товары.

Лиды

Сколько создано и сконвертировано, скорость первого ответа, причины брака, источники. Появляется, если лиды в CRM включены.

Звонки

Исходящие и входящие, пропущенные и перезвоны, сколько каждый сотрудник говорил по телефону, в какие часы обращаются клиенты. Вкладка «Открытые линии» — обращения из чатов и мессенджеров.

Оплаты

Выставлено и оплачено, дебиторка по срокам, должники, сделки без счёта. Появляется, если в CRM есть счета.

Активность

Действия менеджеров в CRM: звонки, встречи, письма, дела; просроченные дела и кто давно ничего не делал.

Менеджеры

Все цифры по каждому сотруднику в одной таблице: сделки, лиды, звонки, оплаты, товары, активность. «Мой день» — что сделать сегодня одному сотруднику, «Бонусы» — бонус за план по ступеням, «Оценка» — балл 0–100 и топ компании, «Отделы» — цифры каждого отдела по его действиям.

Отчёт

Файл для руководства в Excel и PDF, месяцы рядом и год к году, когорты, метки UTM, «Реклама» — расходы по каналам и окупаемость. Таблицы выгружаются и в CSV.

Внутри CRM

Вкладка «Аналитика» в карточке: дни на стадии, следующее действие, как шли похожие. Кнопки над списками сделок, лидов и счетов, пункт в разделе CRM → «Аналитика».

Настроить под себя

Шаблон под нишу

Готовый экран: процесс продажи, главные цифры понятными для отрасли словами, свои поля и сроки стадий.

  1. На «Обзоре» нажмите «Шаблоны».
  2. Найдите нишу поиском или выберите группу.
  3. Проверьте, где у вас продажи — в сделках или в смарт-процессе — и какие ваши поля подставились. Нет нужного поля — оставьте «такого поля нет».
  4. Отметьте, подставлять ли нормативы стадий, и выберите: заменить экран или добавить к нему.
  5. Нажмите «Применить шаблон», поправьте экран и сохраните.

Шаблон не меняет CRM — только экран аналитики и, если отмечено, нормативы стадий.

Свой экран

Оставьте на «Обзоре» только важное и в удобном порядке.

  1. Нажмите «Настроить экран».
  2. Стрелки ← → двигают карточку, кнопка с дробью меняет ширину, карандаш — название и настройки, корзина убирает.
  3. «Добавить» открывает каталог карточек и своих плашек.
  4. «Сохранить для себя» — экран только у вас. «Сохранить для всех» — у всех сотрудников (может администратор портала).
  5. «Сбросить» вернёт общий или стандартный экран.

Своя плашка

Нет нужной цифры — соберите её сами из сделок, лидов, счетов, дел, звонков или смарт-процесса.

  1. «Настроить экран» → «Добавить» → «Своя цифра» (или таблица, динамика).
  2. Откуда: сделки, лиды, счета, дела, звонки или смарт-процесс.
  3. Какие записи: например, «Выиграны в периоде», «В работе сейчас» или по своей дате.
  4. Условия: «+ Условие», выберите поле и значения — источник, стадию, менеджера, сумму больше или меньше, своё поле.
  5. Что считать: количество, сумму или среднее поля, уникальных клиентов, средний срок в днях, долю в процентах.
  6. Назовите плашку, задайте единицу, цель и цвет — и нажмите «Готово». Предпросмотр сразу показывает цифру.

Пример. Крупные сделки из рекомендаций: Сделки → Выиграны в периоде → условия «Источник — Рекомендация» и «Сумма больше 1 000 000» → Количество.

Формула из двух цифр

Конверсия, маржинальность, сумма на один заказ.

  1. В своей плашке выберите «Как считать» → «Формула из двух цифр».
  2. A и B: готовая цифра приложения или своё правило.
  3. Действие: A ÷ B × 100 %, A ÷ B, A − B, A + B, A × B.

Пример. Маржинальность: A — сумма своего поля «Маржа» у выигранных сделок, B — «Сумма выигранных», действие A ÷ B × 100 %.

Готовую цифру — под себя

Любую плитку можно превратить в свою и добавить условия.

  1. «Настроить экран» → карандаш на плитке.
  2. Нажмите «Сделать своей».
  3. Добавьте условия — например, только одна воронка или только сайт.

Моя аналитика

Менеджер смотрит только свои сделки и цифры, руководитель — любого сотрудника.

  1. Над экраном вместо «Все сотрудники» выберите «Моя аналитика».
  2. Все разделы, план, подсказки и свои плашки пересчитаются только по вашим сделкам, лидам, звонкам и делам.
  3. Руководитель выбирает в том же списке любого сотрудника.
  4. Выбор запоминается; вернуть всех — «Все сотрудники».

Приложение и так показывает только доступное вам в CRM; «Моя аналитика» оставляет из этого ваши записи.

Сводка в чат

Главное за период — себе, руководству или в общий чат.

  1. Нажмите «Сводка в чат» в шапке или на «Обзоре».
  2. Отметьте получателей: себе — уведомлением, руководству и коллегам — личным сообщением (поиск по имени или должности), в групповой чат — например, «Отдел продаж».
  3. Раскройте «Что уйдёт», чтобы посмотреть текст.
  4. Нажмите «Отправить» — выбор запомнится, в следующий раз хватит одного нажатия.

Коллегам и в чаты сообщения уходят от вашего имени. В сводку попадает то, что на экране: период, воронка, сотрудник и ваши плашки.

Сводка по расписанию

Каждое утро — за вчера, по понедельникам — за прошлую неделю. Сервер отправит сам, даже если приложение никто не открывал.

  1. «Сводка в чат» → «По расписанию» → «Новая рассылка».
  2. Отметьте дни, время и часовой пояс, выберите период: за вчера, с начала недели или месяца, за прошлую неделю или месяц.
  3. Выберите воронку и чью аналитику слать: всех сотрудников, вашу или одного сотрудника — так у каждого менеджера будет своя сводка.
  4. Отметьте получателей и нажмите «Включить рассылку». «Проверить сейчас» отправит сводку сразу — посмотрите, как она выглядит в чате.

Сводку считают с вашими правами в CRM. До пяти рассылок; удалить — значок корзины.

Отчёт руководству в Excel и PDF

Всё главное за период одним файлом: показать собственнику, разобрать на планёрке, отправить по почте.

  1. Выберите период, воронку и чью аналитику — всю компанию, отдел или сотрудника.
  2. Откройте «Отчёт» — карточка «Отчёт руководству» вверху.
  3. «Скачать Excel» — все таблицы целиком, по листам: сводка, оценка и топ, сотрудники, звонки, отделы, качество CRM, сделки с замечаниями, месяцы.
  4. «Скачать PDF» — то же для печати и пересылки; длинные списки — первые 30–40 строк.

Файл собирается в вашем браузере из того, что вы видите в приложении, и никуда не отправляется. Номеров телефонов в нём нет.

Качество CRM: что не попало в цифры

Отчёты верны, только если CRM ведётся аккуратно. Раздел проверяет каждую сделку периода.

  1. «Сделки» → «Качество CRM».
  2. Вверху — доля сделок без замечаний и три уровня: «Не попали в статистику», «Попали не целиком», «Заполнение и ведение».
  3. В списке сделок выберите уровень или замечание; нажмите на сделку — она откроется в CRM, исправьте её.
  4. «Замечания по правилам» — нажмите на правило: почему это важно и как правильно.
  5. «Ведение CRM по менеджерам» — у кого больше работы над ошибками; «Как вести сделки» — памятка для команды.

Не попадают в статистику записи сотрудников из «Не учитывать», стадии, которых приложение не видит, и закрытые без даты. Выигранная без суммы попадает в число сделок, но не в выручку и план.

Оценка сотрудника и топ компании

Балл 0–100 за период: кто сильнее в команде и что каждому подтянуть.

  1. «Менеджеры» → «Оценка».
  2. Пять частей: результат (план или выручка) — 35 %, конверсия — 20 %, звонки — 15 %, скорость ответа — 10 %, порядок в CRM — 20 %.
  3. Каждая часть считается против команды за тот же период; полоски в таблице — баллы частей.
  4. «Что подтянуть» — самая слабая часть сотрудника и совет; «Лучшие в компании» — лидеры по одной цифре.

Без данных часть не учитывается. Сотрудник с меньше чем 3 сделками, 5 лидами и 10 звонками за период не оценивается. Оценка сравнивает людей между собой — когда над экраном выбран один человек, её нет.

Отделы

У каждой команды — своё действие, по нему и считаются её цифры.

  1. «Настройки» → «Отделы и доступ» → «Добавить отдел».
  2. Назовите отдел и отметьте, за что он отвечает: продажи, обработка лидов, звонки, оплаты, ведение CRM.
  3. Выберите руководителя и добавьте сотрудников поиском по имени или должности. Сотрудник может быть в нескольких отделах.
  4. Нажмите «Сохранить». Цифры отделов — «Менеджеры» → «Отделы»; над экраном появится выбор «Отдел: …».

Отделы задаёт администратор портала. Они не меняют структуру компании в Битрикс24.

Кто что видит

По умолчанию сотрудник видит только свою аналитику, руководитель — всех.

  1. «Настройки» → «Отделы и доступ» → «Что видят сотрудники».
  2. «Только свою» — сотрудник видит свои сделки, лиды и звонки. «Свой отдел» — свой отдел; кто не в отделе — только своё. «Всех» — всех, кого ему показывает CRM.
  3. «Видят всех» — добавьте руководителей и собственников: они видят всю компанию при любом выборе.
  4. Глава отдела всегда видит свою команду, администратор портала — всех.

Это ограничение экрана приложения и сводки по расписанию. Данные читаются с полномочиями сотрудника в CRM — их задают настройки доступа CRM.

Звонки и время разговоров

Сколько набрали и приняли, сколько пропущено и перезвонили ли, сколько каждый сотрудник говорил по телефону.

  1. Подключите телефонию к Битрикс24: встроенную или интеграцию (Телфин, Манго, Задарма и другие), которая регистрирует звонки в портале.
  2. Проверьте, что у приложения есть право «Телефония»: «Настройки» → «Проверка установки».
  3. «Звонки» — все звонки за период; «Менеджеры» → «Звонки» — по каждому: исходящие, дозвон, входящие, пропущенные, не перезвонили, разговоры всего и в день.
  4. Без права «Телефония» звонки берутся из дел CRM: число и длительность видны, пропущенные — нет.

Перенос данных — под то, как вы ведёте CRM

У каждой компании сведения хранятся по-своему: сумма — в своём поле или строкой в комментарии, регион — в своём поле. Покажите приложению, где у вас что, — и отчёты посчитают верно.

  1. «Настройки» → «Перенос данных». Приложение уже подобрало, что нашло, — статус «подобрано само».
  2. Переключите «Лид» или «Сделка» и проверьте строки: «Сейчас в карточке» показывает значение из последней записи.
  3. Не то место — нажмите на выбор и найдите поиском своё поле или «строка в комментарии с подписью…».
  4. «Проверить на карточке» — посмотреть, что прочитается, без сохранения. Затем «Сохранить» (может администратор портала).
  5. Во вкладке «Аналитика» в карточке сделки та же настройка открывается шестерёнкой «Настроить поля».

Приложение только читает эти поля и ничего в карточки не пишет. Если в выбранном месте пусто, сумма берётся из стандартного поля «Сумма».

Проверка установки

Ответ на «почему пусто» и «не появилось в меню» без обращения в поддержку.

  1. «Настройки» → «Проверка установки» — список заполнится сам.
  2. Зелёный — в порядке, жёлтый — есть замечание, красный — не работает; под каждым — что сделать.
  3. Нет вкладки в сделке или кнопок над списками — нажмите «Починить» (может администратор портала): приложение привяжет их заново.
  4. Нет прав — администратор выдаёт их, переустановив приложение.

Нормативы и следующее действие

По ним приложение видит, какие сделки застряли, и подсказывает, кому звонить.

  1. Нажмите «Настройки» в шапке.
  2. В «Нормативах по стадиям» у каждой стадии укажите дни: сколько сделка может на ней стоять.
  3. Выберите, за кем следующее действие: менеджер, клиент или внешняя организация (банк, поставщик, подрядчик).
  4. Отметьте «Считать только рабочие дни», если нужно, и сохраните.

Сделки дольше норматива попадают в «Требуют внимания сегодня» и в подсказки.

План по менеджерам

С ним появляются процент выполнения, прогноз на конец месяца и подсказки «где поднажать».

  1. «Настройки» → «План по менеджерам».
  2. Выберите месяц и впишите суммы по сотрудникам.
  3. Сохраните — процент и прогноз сразу появятся на «Обзоре» и в «Сделках».

Как работает компания, разделы и кнопки периода

Приложение подстраивается под то, как вы ведёте продажи.

  1. «Настройки» → «Как работает компания»: в сделках, в лидах и сделках или только в лидах.
  2. Разделы меню: включите нужные и поменяйте порядок.
  3. Кнопки периода: какие показывать над экраном (до семи).
  4. «Лиды без движения»: через сколько дней лид без смены статуса считать зависшим.

Кого не учитывать

Руководители, уволенные или тестовые пользователи не должны портить цифры.

  1. «Настройки» → «Не учитывать».
  2. Отметьте сотрудников — их сделки, звонки и дела пропадут из всех цифр.

Для себя или для всех

Администратор задаёт настройки и экран для всего портала, остальные сотрудники могут поменять их для себя.

  1. Свои настройки сохраняются кнопкой «Сохранить» у сотрудника и видны только ему.
  2. «Вернуть общие» убирает свои настройки.
  3. Экран: «Сохранить для себя» или, у администратора, «Сохранить для всех».

Расходы на рекламу и окупаемость

Во что обходятся заявка и продажа по каждому каналу, окупается ли реклама (ROMI) и какая доля выручки уходит на неё (ДРР).

  1. «Отчёт» → «Реклама».
  2. В «Расходах по месяцам» выберите месяц и впишите, сколько потратили на каждый канал. Канал — метка utm_source из ссылок объявлений (yandex, vk…) или источник из карточки CRM.
  3. Встреченные в CRM метки и источники предлагаются кнопками — нажмите, чтобы добавить.
  4. «Сохранить». На любой период расход берётся по доле дней месяца и только по сегодняшний день.

Заявки — лиды или сделки, созданные в периоде; выручка — выигранные в периоде. Окупаемость считается по выручке, не по прибыли.

«Мой день» каждое утро

Что сделать сегодня одному сотруднику: план месяца и шанс его выполнить, горящие сделки, дела на сегодня, пропущенные без перезвона, лиды без движения, клиенты, которым пора напомнить.

  1. «Менеджеры» → «Мой день» — ваш день; день сотрудника — выберите его в «Чья аналитика».
  2. Чтобы приходило утром: «Сводка в чат» → «По расписанию» → «Новая рассылка» → «Мой день» каждому.
  3. Отметьте себя и сотрудников: каждому придёт его собственный день личным сообщением.

Чужой день уходит только тем, чью аналитику вы видите в приложении. В групповые чаты «Мой день» не отправляется.

Оповещения руководителю

Сообщение в чат, когда есть повод вмешаться: крупная сделка зависла дольше норматива, проиграна крупная сделка, на пропущенный звонок не перезвонили за час.

  1. «Сводка в чат» → «По расписанию» → «Новая рассылка» → «Оповещения».
  2. Отметьте поводы и с какой суммы сделка считается крупной.
  3. Выберите дни и часы: сервер проверяет раз в час в этом окне.
  4. Получатели — вы, коллеги или групповой чат отдела.

Каждый повод приходит один раз. Нет поводов — нет сообщений. «Проверить сейчас» покажет поводы за последние сутки.

Экран для офисного телевизора

План месяца крупно, шанс его выполнить, рейтинг менеджеров, последние победы и что было сегодня. Слайды листаются сами, цифры обновляются каждые 5 минут.

  1. Откройте Битрикс24 в браузере телевизора или подключённого к нему компьютера.
  2. На «Обзоре» нажмите «На телевизор» над карточками.
  3. Кнопка со стрелками в углу или клавиша F11 — во весь экран. Крестик — выйти.

Показывает то, что видит открывший: для всего отдела откройте экран под руководителем.

Бонусы за план

Бонус каждого сотрудника за период по выполнению плана — и сколько ещё выиграть до следующей ступени.

  1. «Менеджеры» → «Бонусы».
  2. В «Правилах» задайте ступени: от скольких процентов плана — какой процент от выигранного. Можно взять пример.
  3. Если за выполнение плана есть премия суммой — впишите её.
  4. «Сохранить». Таблица выгружается в CSV для бухгалтерии.

Бонус считается от выигранного за период. Комиссии с каждой оплаченной сделки, по ролям и товарам считает приложение «Комиссии и зарплата менеджеров» из Битрикс24 Маркетплейс.

Частые вопросы

Почему цифры отличаются от отчётов Битрикс24?

Приложение считает по фактам периода: выигранные — по дате перевода в успешную стадию, новые — по дате создания, и сравнивает с прошлым таким же периодом на ту же дату. Стандартные отчёты могут считать по другой дате или без учёта сотрудников из «Не учитывать».

Менеджер видит не все сделки — так и должно быть?

Да. Приложение читает CRM правами того, кто его открыл: менеджер видит то же, что и в CRM, руководитель — всё по своим отделам.

Появилась надпись «Портал большой: список обрезан».

Чтобы экран открывался быстро, у больших порталов списки читаются с потолком. Выберите воронку или период короче — цифры станут точными.

Не видно пропущенных звонков.

Для пропущенных и перезвонов нужно право «Телефония». Без него звонки берутся из дел CRM — всё остальное работает.

Где хранятся данные?

Сделки, звонки и клиенты читаются в вашем браузере и никуда не записываются. Нормативы, план и экран лежат в настройках приложения на вашем портале. Для рассылки по расписанию сервер приложения хранит ключ доступа к порталу, дни, время и номера получателей — без данных CRM.

Как вернуть стандартный экран?

«Настроить экран» → «Сбросить». Свои настройки нормативов — «Настройки» → «Вернуть общие».

Кому уходит сводка в чат?

Тем, кого вы отметили: себе — уведомлением, коллегам и в групповой чат — от вашего имени. Сразу по нажатию или по расписанию, которое вы включили.

Сводка по расписанию не пришла.

Откройте «Сводка в чат» → «По расписанию»: под рассылкой написано, что случилось. Портал не ответил — сервер повторит через 10 минут, до трёх раз за день. Битрикс24 не принял ключ доступа (например, приложение переустановили) — сохраните рассылку заново.

Как посмотреть цифры одного менеджера?

Над экраном выберите сотрудника вместо «Все сотрудники» — или «Моя аналитика», чтобы видеть только свои.

В своей плашке нет моего поля.

Список берётся из полей сделок, лидов и смарт-процессов портала. Для условий подходят списки, числа, даты, флажки и строки; для суммы — числа и деньги.

Почему пусто?

Откройте «Настройки» → «Проверка установки»: там видно, что не подключено. Частые причины — за этот период нет сделок (возьмите длиннее), у воронки нет записей, у человека в фильтре нет данных или администратор оставил сотрудникам только их аналитику.

Почему сотрудник видит только свои цифры?

Так задано по умолчанию: «Настройки» → «Отделы и доступ» → «Что видят сотрудники». Администратор может открыть свой отдел или всех и добавить руководителей в «Видят всех».

Почему сделки нет в итогах?

«Сделки» → «Качество CRM» показывает каждую такую сделку и причину: сотрудник в «Не учитывать», стадия, которую приложение не видит, закрыта без даты, выиграна без суммы. Там же — как исправить.

Сумма у нас в комментарии или в своём поле — её увидят?

Да: «Настройки» → «Перенос данных» → «Сумма сделки» — выберите своё поле или строку «Сумма:» в комментарии и сохраните. То же для источника, региона и продукта.

Откуда время разговоров?

Из детализации телефонии Битрикс24: длительность каждого состоявшегося звонка. Нужны подключённая к порталу телефония и право «Телефония». Без права — из дел-звонков CRM.

Как отключить или удалить приложение?

Администратор портала: Битрикс24 Маркетплейс → «Установленные» → «Аналитика сделок» → «Удалить». Сделки, лиды и звонки остаются в CRM как были; рассылки по расписанию прекращаются.

Можно ли что-то сломать в CRM?

Нет. Приложение только читает CRM: сделки, лиды, счета и дела оно не меняет. Пишет на портал только свои настройки и сводку в чат — по нажатию или по вашему расписанию.

Поддержка

Почта: support@doclyform.ru. Понедельник — пятница, 10:00–19:00 по московскому времени; ответ — в течение рабочего дня.